COMPONENTES DE MICROSOFT OFFICE 2007

Las aplicaciones de Office 2007 presentan los siguientes elementos:

BOTÓN DE OFFICE

Se encuentra en la esquina superior izquierda de todas las aplicaciones. Haciendo clic sobre este botón se accede a los comandos básicos del antiguo menú Archivo. Este botón aparece en los siguientes programas de Microsoft Office 2007: Word, Excel, PowerPoint y Access. Además, está disponible en las ventanas de los mensajes de correo electrónico.

El botón de Office incluye los siguientes comandos:

• Nuevo: crear un archivo nuevo.
• Abrir: se abre en el Explorador la carpeta Mis documentos, donde podremos seleccionar el archivo con el que deseamos trabajar. Además, es posible seleccionar otras carpetas o decidir la vista con la que queremos ver el contenido.
• Guardar: cuando guardamos un archivo por primera vez, aparece la misma ventana que con el comando Guardar como. Cuando el archivo ha sido guardado previamente, lo que hace este botón es volver a almacenar el archivo con el mismo nombre, eliminando así la versión anterior.

Dependiendo de la aplicación con la que estemos trabajando, al guardar se creará un archivo con la extensión .docx, .xlsx, .accdb, .pptx. Una opción destacable del menú Guardar es que nos permite decidir en qué tipo de archivo se va a salvar el documento. También es posible definir dónde se guardan los archivos y cada cuánto tiempo se salva información de autorecuperación.

• Guardar como: se utiliza si queremos guardar el archivo en una ubicación diferente a la original o en un formato diferente al de Office 2007. Después de seleccionar Guardar como se abre una ventana. En la parte inferior izquierda de esta ventana se encuentra el botón Herramientas.

Entre otras cosas, nos permite conectarnos a una unidad de red. En Opciones generales podemos proteger el archivo con contraseñas.

Además, podemos comprimir el tamaño de las imágenes según la utilidad que vayamos a darle al documento.

El cuadro de diálogo de Guardar como es común en Word, Excel y PowerPoint.

• Imprimir: al hacer clic en este comando, aparecen las siguientes opciones:
• Imprimir: mediante el cuadro de diálogo que aparece, se puede seleccionar impresora, además de acceder a otras opciones de impresión.
• Impresión rápida: envía directamente el documento a la impresora predeterminada sin realizar ningún cambio.
• Vista preliminar: muestra la previsualización de la página que deseamos imprimir.

• Preparar: prepara el documento para su distribución. Es similar en Word, Excel y PowerPoint. Dispone de las siguientes opciones:
• Propiedades: administra las propiedades del documento.
• Inspeccionar documento: comprueba si hay información del usuario, texto oculto o metadatos en el documento.  
• Cifrar documentos: se agrega seguridad añadiendo cifrado al archivo.
• Restringir permiso: permisos de editar, copiar e imprimir restringidos dependiendo de la necesidad.
• Agregar una firma digital: asegura la integridad del documento agregando una firma digital no visible.
• Marcar como final: establece el documento como versión definitiva y de solo lectura.
• Ejecutar comprobador de compatibilidad: se comprueba si se puede utilizar el archivo en versiones anteriores de Office.

    

• Enviar: envía una copia del documento a otras personas. Es común para Word, Excel y PowerPoint.
• Correo electrónico: envía directamente por mail el archivo abierto de la aplicación.
• Fax de Internet: se envía el documento como si fuese un fax. Es necesario subscribirse al servicio fax de Internet.
• Publicar: prepara el documento para su distribución. Es común para Word y Excel. Tiene las siguientes opciones:
• Blog: crea una nueva entrada de blog con el contenido del documento.
• Servidor de administración documental: se guarda el documento para ser compartido en un servidor de administración documental.
• Crear área de trabajo del documento: es muy útil para trabajar de modo compartido con un archivo y mantener una copia sincronizada.
• Cerrar: cierra el archivo y la ventana de este.
• Salir: se sale de la aplicación preguntándonos si queremos guardar los archivos que se van a cerrar.

Si haces clic en Opciones de Word dentro del botón de Office aparecen las opciones de esta aplicación divididas en distintas categorías.

Así, a través de este menú es posible:

• Mostrar la barra de herramientas.
• Habilitar vistas previas.
• Cambiar el color de la aplicación.
• Configurar el idioma.

Entre las opciones del menú Mostrar, destaca la posibilidad de mostrar ciertas marcas de formato de las páginas y distintas opciones de impresión.

Finalmente, a través del menú Personalizar se determina qué elementos aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido.

BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO

Aparece a la derecha del botón de Office. Se puede personalizar haciendo clic en la flecha que aparece a su derecha. Por defecto, aparecen los botones clásicos y más utilizados de Microsoft Office: Nuevo, Abrir, Guardar...

Si queremos añadir más comandos, podemos hacerlo seleccionando la opción Más comandos. Además, puede situarse la barra de herramientas en distintas posiciones, encima o debajo de de la cinta de opciones, haciendo clic sobre el respectivo comando.

CINTA DE OPCIONES

Sustituye a los menús y las barras de herramientas principales de Office 2003.

Esta cinta de opciones se halla en todas las aplicaciones de Office 2007 excepto en Outlook, donde solo aparece en las ventanas de redacción y lectura de un mensaje de correo electrónico, una tarea...

La distribución de la cinta de opciones es intuitiva y de fácil manejo y presenta fichas, grupos de comandos dentro de cada ficha y la posibilidad de mostrar un cuadro de diálogo de cada uno de los comandos.

Entre las fichas que contiene destacamos Inicio, Insertar, Diseño de página...

Se visualizarán unas u otras dependiendo de la aplicación de Office 2007 con la que estemos trabajando aunque muchas de ellas son comunes a todas.

Igualmente, observamos que, al pasar el ratón sobre cada una de las fichas, estas se remarcan.

También aparecen previsualizaciones de los formatos dados a la fuente de los textos sin necesidad de cerrar los cuadros de diálogo.

Además de las fichas que se ven en la cinta de opciones cuando se inicia una aplicación, existen fichas que aparecen solo cuando las necesitas.

Estas fichas son las herramientas contextuales y las fichas de programas.

BARRA DE ESTADO

Aparece en la parte inferior de las ventanas de las aplicaciones de Microsoft Office 2007.

Consta de las siguientes partes:

• Barra de zoom: aparece en el extremo derecho de la barra. Nos permite establecer el nivel del zoom con el que deseamos ver la presentación, por ejemplo.
• Junto al control deslizante de zoom aparecen botones que nos muestran distintos modos o vistas del documento. En Word, las opciones de vista disponible son Lectura de pantalla completa, Diseño de Impresión... En Excel tenemos Vista previa, Diseño de página...
• La barra de estado puede ser personalizada. Si hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre ella, aparece un menú contextual con todas las posibilidades de personalización. Las opciones que aparecen marcadas son las que se visualizan en la barra de estado. Simplemente con marcar y desmarcar personalizaremos la barra.

Estas opciones varían según la aplicación de Office con la que estemos trabajando.

PANEL DE EXPLORACIÓN

No aparece en todas las aplicaciones de Office 2007. En las que si se utiliza este panel son: Access, PowerPoint y Outlook.

Este panel de exploración se halla a la izquierda de la pantalla. En el caso de Access, presenta los objetos que integran la base de datos: tablas, consultas...

En el caso de PowerPoint, el panel de exploración presenta las distintas dispositivas que componen la aplicación.

Como casi todo en Microsoft Office, el panel de exploración también puede ser personalizado en función de las necesidades de cada usuario.

Solamente con hacer clic con el botón derecho sobre el panel aparece el siguiente menú contextual que nos permite optar entre las distintas posibilidades que ahí se muestran.